Co je email

Co je to e-mail a jak zvládnout jeho tyranii? Pohled do historie i současnosti elektronické pošty

Pamatujete si na tu chvíli, kdy vám poprvé přišla elektronická pošta? Pro mě to byl zlom. Zpráva, která dorazila během vteřiny, bez poštovních známek a otravného čekání. Dnes je e-mail spíše synonymem pro zahlcenou schránku a nekonečný boj se spamem. Pojďme se podívat na to, jak se z revoluční novinky stala každodenní starost a jak se s tím dá bojovat.

Krátká historie e-mailu: Od univerzitních sítí po masovou komunikaci

Psal se rok, kdy byl v České republice slavnostně zaveden Internet. Tehdy, kromě akademiků, jej využíval málokdo. A spolu s ním přišel i e-mail. Vzpomínám si, jak jsem o pár let později získal svou první e-mailovou adresu. Nebylo to jen tak. Adresu dostali jen zaměstnanci připojených firem, nebo ti, co si draze platili domácí internet. Já jsem chodil s tátou do práce o sobotách a tam jsem se k síti dostal. Založil jsem si schránku a hrdě si ukládal vytištěné newslettery do složky.

Dnes už je to dávno pryč. Internet je dostupný téměř všude a s ním i e-mail. Ať už používáte Gmail, Seznam, nebo jinou službu, princip zůstává stejný. Elektronická pošta se stala nedílnou součástí našeho života.

Proč se e-mail za 22 let téměř nezměnil?

Je paradoxní, že ačkoliv technologie letí kupředu mílovými kroky, e-mail se za ty roky téměř nezměnil. Pořád je to v podstatě kopie papírové pošty. Vzpomínám si na ty firemní schránky s příchozí a odchozí poštou. Dnes to samé máme v digitální podobě. Jenže s tím rozdílem, že e-mailů je stonásobně víc a staré způsoby přestávají stačit. Zkrátka, co fungovalo v 90. letech, už dnes tak úplně nestačí.

Alternativy k e-mailu: Je tu šance na změnu?

Naštěstí se v poslední době začínají objevovat alternativy, které se snaží e-mail nahradit modernějšími formami komunikace. Microsoft Teams, Slack, Basecamp, Notion - to jsou jen některé z nástrojů, které ukazují cestu. Každý z nich má své výhody a nevýhody, ale jedno mají společné: snaží se omezit zahlcenost informacemi a zefektivnit komunikaci.

Revoluce v e-mailu? Hey.com a Superhuman

Nedávno jsem měl možnost vyzkoušet dva pokusy o revoluci v e-mailu: služby Hey.com a Superhuman. Co na nich bylo zajímavé?

Hey.com: Lidský přístup k elektronické poště

Hey.com se snaží o lidštější přístup k e-mailu. Jednou z klíčových funkcí je Screener. Ten funguje tak, že když vám poprvé přijde e-mail z neznámé adresy, nespadne vám rovnou do schránky, ale zůstane viset ve Screeneru. Vy se pak rozhodnete, jestli vám daný odesílatel může psát, nebo ne. Geniální, že?

Další užitečná funkce je Feed. Tam padají všechny newslettery a reklamy, které si můžete projít, až budete mít čas. A nakonec Paper Trail, kam chodí různé účty a faktury. Vše, co projde těmito třemi filtry, spadne teprve do vaší schránky, kterou v Hey.com nazývají "Imbox" (Important Box). Do té složky si naházíte zprávy, které potřebují delší odpověď a pak si je v klidu vyřídíte. To se mi líbí!

Hey.com má filozofii podobnou Applu: "Takhle si myslíme, že ten produkt má fungovat a že takhle to bude pro vás nejlepší, berte nebo neberte." Pro firemní použití jsem se ale přejít neodvážil. Nicméně, některé z jejich vlastností lze replikovat nastavením v Gmailu, což jsem udělal.

Superhuman: E-mail za 30 dolarů měsíčně?

Superhuman je jiná liga. Stojí 30 dolarů měsíčně! Není to nesmysl? Možná ano, možná ne. Hlavní výhoda Superhuman spočívá v jeho rychlosti a vychytávkách. Tvrdí, že díky nim zvládnete vyřídit e-mail dvakrát rychleji. A to už za ty peníze stojí, ne?

Celý onboarding proces je velmi propracovaný. Nejdřív se musíte dostat na waiting list. Poté se vám ozve zaměstnanec Superhuman a osobně vám pomůže službu zprovoznit a provede vás všemi funkcemi. Je to hodně zajímavý přístup, který evidentně funguje.

Superhuman je propracovaný do nejmenšího detailu. Rychlost reakce je prý menší než milisekundu. A desítky a stovky vychytávek, nad kterými se někdo opravdu zamýšlel. Otázka je, jestli to za těch 30 dolarů stojí? Podle mě záleží na tom, kolik e-mailů denně vyřídíte a jak moc vám záleží na efektivitě a pocitu výjimečnosti.

Jak efektivně používat e-mail: Tipy a triky

Ať už se rozhodnete pro klasický e-mail, nebo některou z alternativ, existuje několik tipů a triků, jak e-mail používat efektivněji:

Závěrem: E-mail tu s námi ještě nějakou dobu bude

I když se objevují nové a modernější formy komunikace, e-mail tu s námi ještě nějakou dobu bude. Je důležité se s ním naučit pracovat efektivně a nenechat se jím zahltit. Ať už zvolíte jakoukoliv cestu, přeji vám hodně štěstí v boji s tyranií e-mailu!